Sistemas baratos saem caros porque o preço de entrada raramente reflete o custo real ao longo da vida útil do software. Em muitos casos, o argumento é simples: “faz o que precisa” e custa pouco. O problema é que, em tecnologia, o custo real raramente está apenas no valor pago para colocar o sistema no ar. Ele aparece com o tempo, em forma de retrabalho, instabilidade, limitações técnicas, riscos de segurança e dependência excessiva de quem desenvolveu. No fim, o que parecia economia vira uma sequência de correções, improvisos e perdas que custam bem mais do que uma solução bem planejada desde o início.
Preço de aquisição não é o custo total
Quando a decisão é tomada apenas com base no preço, muitos custos do dia a dia acabam passando despercebidos, principalmente para quem não é da área de tecnologia. É comum contratar um sistema que “funciona” na demonstração, mas que não vem com manual claro, não explica como corrigir erros, não orienta sobre o que fazer quando algo sai do esperado e não foi preparado para picos de uso. É comum que gestores só percebam que sistemas baratos saem caros quando a operação já depende totalmente da ferramenta.
No começo, tudo parece simples, mas com o aumento de usuários, de cadastros ou de operações, começam a aparecer travamentos, lentidão e comportamentos estranhos e a cada problema, é preciso chamar alguém para “dar um jeito”, gastar mais tempo explicando o que aconteceu e pagar por correções que resolvem o efeito, mas não a causa real do problema.
O mito do “sistema grátis”
Um ponto que gera muita confusão é a ideia de que software gratuito significa custo zero. Sistemas open source são um excelente exemplo disso. Eles oferecem liberdade, flexibilidade e uma base sólida, mas não eliminam a necessidade de conhecimento técnico. O código pode ser aberto e gratuito, porém a implantação, a parametrização, a adaptação à realidade da empresa e a manutenção exigem profissionais capacitados. Ignorar isso costuma levar à falsa sensação de economia.
O Dolibarr é um bom exemplo prático. Trata-se de um ERP open source, robusto e amplamente utilizado (inclusive utilizamos aqui na Saldaris Consultoria), que atende muito bem áreas como cadastros, faturamento, estoque, contratos e CRM. No entanto, no produto padrão, ele não contempla a emissão de documentos fiscais brasileiros, como notas fiscais eletrônicas, de forma nativa. Para muitas empresas, essa funcionalidade não é opcional, é obrigatória.
Isso significa que, mesmo usando um sistema gratuito, será necessário investir em módulos adicionais, integrações externas ou desenvolvimento específico para atender às exigências legais.
Aqui na Saldaris temos corpo técnico, então o custo para customizar ou acrescentar funcionalidades é basicamente o custo da hora do programador, porém apenas para citar algumas customizações que já tivemos de fazer: integração para consulta de CEP e integração para preencher automaticamente os dados do CNPJ no formulário de cadastro de clientes, criação de um “site” para visualização das cotações online para os clientes acessarem suas cotações de qualquer lugar e por fim, a que consumiu mais horas, a integração com o RPS da prefeitura de Joinville.
Se fossemos contratar esses desenvolvimentos a parte talvez seria mais vantajoso usar um ERP comercial, porém a utilização do open source nos trás uma vantagem: conseguimos customizar e deixar o sistema do nosso jeito.
Quando a economia vira dependência técnica
Outro problema recorrente surge quando o sistema é implantado sem padrão ou sem parceiro técnico confiável. Em soluções muito baratas, é comum não existir documentação clara, versionamento adequado ou ambiente de testes. Se algo dá errado, apenas quem desenvolveu inicialmente sabe “como funciona”. Caso esse profissional ou empresa não esteja mais disponível, a empresa fica refém de um sistema difícil de entender, arriscado de mexer e caro para corrigir. A economia inicial se transforma em dependência técnica.
Ao contratar o desenvolvimento ou comprar a licença de um ERP, saiba exatamente como será o suporte no futuro e principalmente se outros profissionais conseguirão resolver os problemas que vierem no futuro.
Suporte não é luxo, é parte do sistema
Independentemente de o software ser proprietário ou open source, erros acontecem. Atualizações quebram integrações, mudanças legais exigem ajustes, servidores apresentam falhas e usuários cometem erros operacionais. Nesses momentos, ter um parceiro técnico faz toda a diferença. Sem suporte, a empresa perde tempo tentando entender o problema, corre riscos ao aplicar soluções improvisadas e pode até parar operações críticas. Com suporte especializado, o erro é diagnosticado rapidamente e resolvido com menor impacto.
No caso de sistemas open source, o suporte é ainda mais estratégico. Embora exista comunidade, fóruns e documentação, isso não substitui alguém que conheça o ambiente da empresa, suas integrações e suas regras de negócio. Ter um parceiro que domine a ferramenta, entenda o contexto fiscal, operacional e técnico garante que o sistema continue sendo uma vantagem, e não uma fonte constante de problemas.
Escalabilidade e integrações ignoradas no início
Sistemas baratos costumam ser pensados apenas para o cenário atual. Integrações com ERPs, gateways de pagamento, emissão fiscal, BI, mensageria, automações e APIs externas ficam para “uma próxima fase”. O problema é que, quando essa fase chega, a base técnica não suporta as mudanças. O custo para adaptar pode ser tão alto que a empresa se vê obrigada a refazer partes importantes do sistema ou até migrar para outra solução, desperdiçando o investimento inicial.
Segurança e conformidade como passivo oculto
Outro aspecto frequentemente negligenciado em projetos muito baratos é a segurança. Falhas simples, como armazenamento inadequado de senhas, permissões mal definidas, ausência de backups e sistemas desatualizados, podem gerar prejuízos significativos. Além disso, empresas lidam com dados sensíveis de clientes, fornecedores e colaboradores. Um incidente de segurança não gera apenas custo técnico, mas também impacto operacional, perda de confiança e possíveis problemas legais.
Quando economizar faz sentido e quando não faz
Nem todo projeto exige um grande investimento inicial. Para soluções temporárias, protótipos ou controles internos de baixo risco, uma abordagem simples pode ser suficiente. O erro está em aplicar essa lógica a sistemas que sustentam vendas, faturamento, obrigações fiscais e a operação diária da empresa. Nesses casos, economizar na base quase sempre sai caro no médio e longo prazo.
Conclusão
Sistemas baratos não são necessariamente ruins, mas exigem análise crítica. Software gratuito não significa ausência de custo, e open source não dispensa suporte técnico. O verdadeiro valor está em escolher uma solução alinhada às necessidades do negócio e contar com um parceiro capaz de implantar, manter e evoluir o sistema com segurança.
Se você utiliza soluções open source, como o Dolibarr ou utiliza sistemas desenvolvidos pela sua equipe, os serviços da Saldaris Consultoria estão disponíveis, e você pode entrar em contato abaixo:
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